La GED : pour qui et pour quoi faire ?

La GED peut être intégrée au sein de tout ou partie des départements de l'entreprise. On distingue plusieurs types de GED destinée à différents usages :

• La GED administrative qui permet de numériser puis de classer les documents administratifs (factures, fiches techniques, formulaires, devis...). Ces fichiers numérisés pouvant être ensuite mis en utilisation / consultation libre via le réseau interne de l'entreprise.
• La GED bureautique regroupe l'offre de progiciels de travail collaboratif permettant d'échanger des documents, de les lire dans leur format d'origine (Word, Excel Powerpoint, Outlook...) voire de les modifier depuis n'importe quel poste de travail.
• La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers (texte, image, sons...) selon des critères définis par et pour l'entreprise. Ce mode de gestion suppose généralement de mettre en place de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritères, index, thèmes...) afin que chaque fonction de l'entreprise puisse exploiter efficacement les multiples ressources mises à leur disposition (modèles de lettre, mémo, factures clients/fournisseurs, formulaires...).

La numérisation des documents

La numérisation des documents est le préalable à toute mise en route de GED. Cette opération peut vite se révéler fastidieuse dans les services ayant massivement recours au papier (administratif, achat, comptabilité, SAV...).

Pour le traitement de volumes importants de documentation papier, l'entreprise a tout intérêt à se reposer sur une des solutions de LAD (lecture automatique dedocuments) proposées par AFRIATECH, qui lui permettra d'automatiser les processus de numérisation, de traitement et de classement des documents papier. A l'issue de la phase de numérisation, l'entreprise veillera à réorganiser les habitudes de travail, et à redéfinir une charte graphique de la documentation afin que les atouts de la GED puissent profiter au plus grand nombre. Là encore, AFRIATECH propose diverses formations pour sensibiliser le personnel à la manipulation des données archivées.

La mise à disposition des documents au plus grand nombre

Avec la GED, la consultation des documents s'effectue selon des procédures communes à tous les utilisateurs. Les documents peuvent être créés, modifiés, visualisés, téléchargés, transmis, dupliqués depuis n'importe quel poste de travail de l'entreprise. Bien évidemment, des espaces plus confidentiels avec accès restreint et sécurisé pourront être mis en place pour les fichiers considérés comme sensibles.

La GED permet aussi et surtout de procéder à la sauvegarde périodique de l'ensemble de la documentation de l'entreprise. Cette sauvegarde peut être effectuée au sein du réseau de l'entreprise ou via un prestataire extérieur.

Quel avenir pour l'archivage numérique ?

La numérisation des documents peut résoudre bon nombre de problèmes d'archivage à moyen terme. Le stockage sur disque est nettement moins gourmand en espace que les rayonnages d'archives, et il peut être effectué sur les serveurs d'AFRIATECH, prestataire extérieur spécialisé. Le classement des archives définitives, la consultation et la réutilisation des archives dites " courantes " via une solution de GED permettent de réduire très sensiblement les temps et les coûts de travail.