Fonctions du système de gestion de documents d'entreprise | Afriatech



Fonctions


Tout regrouper en un seul emplacement

Il vous semble parfois impossible de trouver le document que vous recherchez. À quel endroit ce fichier a-t-il été sauvegardé ? Qui l’a modifié en dernier ? Et si ce problème n’en était plus un ? M-Files supprime le désordre inhérent aux dossiers traditionnels en organisant le contenu en fonction de sa nature. Vous n’avez donc pas besoin de vous rappeler à quel endroit un document est sauvegardé ni quelle version est la bonne.

Avantages



Démonstration : enregistrement dans M-Files

Regardez cette vidéo et découvrez comment vous pouvez rapidement et facilement enregistrer des documents dans M-Files tout en veillant à ce qu’ils puissent être facilement retrouvés et consultés par d’autres personnes de votre entreprise.


La seule et unique version

Vous voulez vous assurer que personne ne modifie un document pendant que vous êtes en train de l’éditer ? Il suffit de verrouiller le document dans M-Files pour le protéger contre toute modification pendant que vous faites des mises à jour. Ensuite, en le déverrouillant lorsque vous avez terminé, vous donnez à chacun la possibilité d'afficher vos modifications ou d’effectuer des modifications ultérieures.

Avantages



Éditez des documents partagés sans aucune difficulté

M-Files simplifie la collaboration et l’édition de documents. Verrouillez un document dans M-Files pour éviter qu’un tiers ne le modifie. Une fois la modification effectuée, il vous suffit de le déverrouiller et les autres pourront voir toutes les modifications que vous avez apportées. Vous pouvez également voir l’historique des modifications d’un document d’un simple clic droit.


Trouvez le bon contenu instantanément

Il est extrêmement rapide de rechercher (et de trouver) des informations dans M-Files. Recherchez par nom de document, client, type de document, mot-clé etc. M-Files effectue même des recherches au sein des documents eux-mêmes, pour être sûr de trouver aisément tout ce que vous recherchez. Et avec l’efficacité de la mise en cache locale, les fichiers s’ouvrent rapidement même en cas de connexions réseau lentes et peu fiables.

Avantages



Démonstration : recherches dans M-Files

Il est extrêmement rapide de rechercher (et de trouver) des informations dans M-Files. Recherchez par nom de document, client, type de document, mot-clé etc. Vous pourrez localiser les fichiers et les informations que vous souhaitez grâce à une fonction de recherche intégrale dans le contenu des documents.


Vues dynamiques

Les affichages dynamiques sont des dossiers virtuels qui organisent automatiquement les informations. Tout les fichiers dans M-Files sont organisés en fonction de leur NATURE et non de leur EMPLACEMENT, ce qui vous permet de gérer et de consulter des documents et d’autres éléments exactement comment vous le souhaitez.

Avantages



Vidéo : affichages dynamiques

Les affichages dynamiques M-Files sont des dossiers virtuels qui permettent aux utilisateurs d’accéder instantanément aux informations dont ils ont besoin. Toutes les informations contenues dans M-Files sont organisées en fonction de leur NATURE et non de leur EMPLACEMENT. Nous savons que chaque personne a sa façon d’organiser ses contenus. C’est pour cette raison que M-Files vous permet d’organiser et de visualiser tout, exactement comme vous le souhaitez. Consultez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur les affichages dynamiques.


Interface instantanément familière

M-Files s'intègre directement à l'interface de l'Explorateur Windows, il n'y a pas de phase d'apprentissage. Vous pouvez accéder au référentiel de document comme s’il s’agissait d’un disque dur. Faites glisser et déposez des fichiers depuis et vers M-Files en quelques secondes.

Avantages



Intégration étroite à Office

M-Files s'intègre étroitement à Windows Office. Accédez aux coffres de données avec des commandes de fichier standard telles qu'Ouvrir et Enregistrer sous.

Avantages



Intégration Outlook dans M-Files

M-Files s’intègre étroitement à Microsoft Outlook. Sauvegardez aisément vos e-mails et vos pièces jointes directement dans votre coffre M-Files. Les dossiers Smart de M-Files connaissent exactement la nature des documents et à qui ils se réfèrent. Regardez comment M-Files et Microsoft Outlook vous facilitent la vie.


Partage et ECM social

Le partage des documents dans M-Files est aussi simple qu’un clic droit sur la souris. Que vous souhaitiez envoyer un document à une personne en dehors de votre société ou collaborer avec des collègues, M-Files organise et rationalise tous vos documents.

Avantages



Le partage de document simplifié.

Si votre méthode de partage des documents implique de joindre des fichiers à des e-mails et d’envoyer de multiples versions dans toute l’entreprise, il existe une meilleure méthode. À la place, vous pouvez partager des documents via M-Files en créant de simples liens hypertextes directement vers les documents de votre coffre à documents.


Accédez à M-Files en tout lieu

Parfois le travail doit être effectué lorsque vous êtes hors du bureau. M-Files vous permet d’accéder à tout vos documents, en tout lieu et à tout moment.

Avantages



Accédez en tout lieu aux informations sensibles.

L’accès mobile vous permet d’accéder à votre coffre M-Files (y compris les documents et workflows) en tout lieu ... même en dehors du bureau. Les applications mobiles M-Files peuvent être téléchargées depuis Apple App Store, Google Play et le Windows Phone Store.


Signature électronique

La fonction de signature électronique intégrée à M-Files permet de contrôler et d’approuver vos processus, que vous soyez au bureau ou en déplacement.

Avantages



M-Files Mobile - présentation de la fonction de signature électronique

M-Files Mobile permet aux entreprises des secteurs industriels fortement réglementés de préserver leur conformité en dehors du bureau. Grâce à la fonctionnalité eSignature intégrée à M-Files, les entreprises peuvent approuver et contrôler les processus associés aux réglementations telles que les normes FDA 21 CFR partie 11 et Eudralex volume 4 annexe 11... y compris depuis un périphérique mobile.


Des workflows automatisés

Utilisez les workflow automatisés de M-Files pour rationaliser les processus métier courants (comme les approbations de contrats, les contenus contrôlés, la facturation, etc.), rester productif et garantir la conformité. M-Files pilote automatiquement chaque étape du processus de workflow et envoie une notification lorsqu’une intervention est nécessaire. C’est simple, rapide et intégré à M-Files.

Avantages



Automatisez les processus métier et stimulez la productivité

Utilisez les workflows de travail automatisés de M-Files pour rationaliser les processus métier habituels (comme les approbations de contrats, les contenus contrôlés, la facturation, etc.), rester productif et garantir la conformité. Regardez cette vidéo et découvrez comment M-Files pilote automatiquement chaque étape du processus de workflow et envoie une notification lorsqu’une intervention est nécessaire. C’est simple, rapide et intégré dans M-Files.


Modèles de document

Supprimez la re-création inutile de documents grâce aux modèles de document M-Files. Créez rapidement un modèle qui renseignera automatiquement les champs d’informations des documents habituellement utilisés.

Avantages



Utilisation de modèles de document

Regardez et découvrez comment créer rapidement un modèle qui renseignera automatiquement les champs d’informations des contrats, accords et autres documents courants.


Autorisations automatiques

Des autorisations basées sur les métadonnées : une approche révolutionnaire, fournissant une puissance et une flexibilité sans précédent pour la gestion du contrôle d’accès des utilisateurs.

Avantages



Vidéo : autorisations automatiques

La gestion de règles de contrôle d’accès complexes peut s’avérer pesante face aux contraintes de la plupart des systèmes. M-Files propose un système simple, garantissant le contrôle illimité de tous les types de contenu. En effet, les autorisations peuvent être attribuées en fonction de la nature d’un contenu plutôt qu’en fonction de son emplacement. Redonnez les moyens d’agir au directeur commercial tout en libérant le personnel informatique grâce aux autorisations automatiques de M-Files.


Co-rédaction

Éditez simultanément des documents partagés avec la fonction de co-rédaction dans M-Files. Vérifiez un document dans M-Files et envoyez le lien de co-rédaction aux collègues, groupes de travail et collaborateurs externes pour éditer un seul document de manière cohérente.

Avantages



Simplification de la collaboration en temps réel de documents

Dans cette vidéo, découvrez comment M-Files simplifie la co-rédaction à l’aide de Microsoft OneDrive et Office. Cela permet aux employés en interne comme aux utilisateurs externes d’accéder simultanément au même document et de le modifier.


Passez en mode hors ligne

Il est essentiel de pouvoir accéder en tout lieu aux informations et documents importants. La disponibilité hors-ligne de M-Files vous permet de consulter, éditer et sauvegarder des documents même en l’absence de connexion Wifi ou réseau.

Avantages



Disponibilité hors-ligne dans M-Files

Choisissez de manière dynamique le contenu dont vous avez besoin en mode hors ligne et M-Files vous permettra d’y accéder.


Numérisation, Capture et OCR

Traitez les documents papier et rendez-les visibles dans M-Files avec les modules complémentaires M-Files OCR et M-Files Capture.

Avantages



Présentation de M-Files Capture

Découvrez comment M-Files Capture peut vous aider à automatiser vos processus papier. M-Files fonctionne avec tout type de scanner USB, de sorte que la compatibilité n'est jamais un problème. Il vous suffit de numériser, de stocker et de laisser M-Files faire le reste.


Annotations & surlignages

Les fonctionnalités d’annotation et de surlignage permettent à tout utilisateur M-Files d’ajouter des commentaires dans un document sans modifier le fichier original.

Avantages



Démonstration : annotations et surlignages

Regardez et découvrez comment les annotations et surlignages dans M-Files permettent à tout utilisateur M-Files d’ajouter des commentaires dans un document sans modifier le fichier original. Consultez l’ensemble des annotations et commentaires d’un seul coup d’œil ou consultez-les individuellement. Utilisez des annotations et des surlignages dans les fichiers PDF, les documents Word, les feuilles de calcul Excel, les présentations PowerPoint et les dessins Visio.


Réglementaire

Les processus de suivi de la qualité et la vérification de leur bonne exécution peuvent s’avérer particulièrement chronophages. Préservez la conformité réglementaire et garantissez des produits de qualité constante avec M-Files.

Avantages



Vous avez des questions auxquelles nous n’avons pas répondu ?

Dites-nous ce que vous souhaitez réaliser et nous vous montrerons comment M-Files peut vous aider à simplifier votre travail. * signale un champ obligatoire

Send us a message