Knowings, éditeur d’une plate-forme collaborative et de GED, ajoutera en 2011 un moteur de gestion de traces dans deux de ses applications : le pack GED Profession Comptable et CollaborativeECM. Les traces de chaque utilisateur seront récupérées puis transformées à l’aide de règles propres à l’entreprise ou au secteur d’activité, pour déterminer les activités de chacun.
Des chercheurs de plusieurs laboratoires (Liris du CNRS de Lyon, Syscom de l’Université de Savoie et G-scop à Grenoble) ont aidé à analyser et comprendre les comportements collaboratifs sur le terrain, et à déterminer les actions effectuées selon leur probabilité. Exemple : un document ouvert n’est pas nécessairement lu. Mais selon le temps passé sur la page et les autres actions effectuées (comme l’ouverture d’un document juste après), on peut supposer qu’il a plus de chances d’avoir été lu que si l’application a été quittée juste après.

Des profils remplis automatiquement

Plusieurs cas d’usage sont envisagés. D’abord, aider à conserver un historique du déroulement des opérations effectuées sur la plate-forme, avec la mise à disposition d’une interface comportant un axe temporel qui regroupe les différentes actions de chacun. Dans le cas des cabinets d’experts comptables, par exemple, le suivi d’un dossier et son audit sont facilité par l’utilisation de l’axe chronologique et par l’ajout de règles d’audit et de marqueurs, si nécessaire. L’outil permet de visualiser qui a finalisé un dossier client et quand. Ensuite, le moteur appelé SGBT (Système de gestion à base de traces) a pour vocation de servir d’assistant à la collaboration par extraction de sens. En fonction des actions des utilisateurs, il émettra des suggestions, de mise en relation par exemple. Il mettra aussi à jour automatiquement les profils des utilisateurs en fonction de leurs activités sur les plates-formes collaboratives tracées, ce qui limitera les risques d’informations périmées ou incomplètes.
Un moteur indépendant des outils Knowings

Une API java sera fournie avec le module SGBT qui est, de fait, indépendant des logiciels de Knowings. N’importe quelle application, comme un moteur de recherche tel Lucene, pourra fournir ses traces au moteur pour améliorer leur utilisation et en déduire l’activité des utilisateurs. Le module n’est encore qu’en phase expérimentale avec un pilote industriel (GDF Suez) en cours et un autre qui devrait débuter prochainement. Aucun prix n’a pour l’instant été fixé dans le cas d’une commercialisation du moteur seul.